Вопрос
Какими реквизитами или правилами оформления отличается письмо на бланке от копии, остающейся в деле?
Ответ
Во-первых, копия письма, помещаемая в дело, изготавливается не на бланке, а на обычном стандартном листе бумаге, — это первое. Во-вторых, копия письма имеет визы — это так называемый визовой экземпляр. В-третьих, на копии, помещаемой в дело, должны быть проставлены дата подписания документа, его регистрационный номер и отметка работника службы ДОУ (секретаря), свидетельствующая о том, что подлинник подписан: отметка «п/п» перед должностью лица, подписавшего документ, подпись работника службы ДОУ, дата. Эта отметка проставляется от руки при регистрации документа.
Мы рекомендуем почитать о основных видах документов организации материал по этой ссылке.
В некоторых организациях в дело помещается копия письма, подписанного руководителем. Понятно, что такая копия не имеет виз, поэтому она может свидетельствовать только о существовании данного документа, подписанного руководителем. Есть случаи, когда в дело помещается по всем правилам оформленный визовой экземпляр и еще копия документа на бланке, подписанная руководителем. Но это те примеры, которые нельзя считать положительной практикой.
Одна из самых востребованных услуг – цветное копирование. Это направление появилось не так давно, но пользуется спросом благодаря точной передаче цветов оригинала. В отличие от черно-белого копирования процесс цветного предполагает получение полноцветной картинки.
Сфера применения цветного копирования
Цветное копирование применяется для производства качественных копий:
Технологический процесс цветного копирования
Производство цветной копии начинается со сканирования материала, предоставленного заказчиком. Таким материалом может бать любой носитель, начиная от простой листовки или фотографии и заканчивая старинной книгой. Так отсканированный материал приобретает вид электронного документа.
При необходимости проводится корректировка цвета при помощи компьютера. Затем распечатывается необходимое число копий на цифровом принтере. Во время печати можно изменять исходный макет: подбирать тона и корректировать баланс цветов, а также контрастность.
Распечатанные копии можно направить на послепечатную обработку или сразу отправить по адресу, указанному заказчиком.
Достоинства цветного копирования
Цветное копирование имеет несколько преимуществ перед другими способами печати.
- Качество изображений и цветовой спектр может быть абсолютно идентичным оригиналу.
- При желании можно корректировать цветовую гамму и тона исходного материала.
- Благодаря новейшему оборудованию картинка выходит не просто цветной, а яркой и насыщенной.
- Быстрое тиражирование любых форматов.
- Если текст документа блеклый и не распознается программно, то можно осуществить ручной набор текста. Это особенно актуально при цветном копировании старых книг.
- Отсканированное изображение можно распечатывать не только на бумаге, но и на тканях, пленках и других основах.
- Тираж может быть любого объема.
- Процесс производства цветных копий занимает мало времени.
Хорошо выполненное цветное копирование не позволяет непрофессионалу отличить копию от оригинала. Если требуется цветная копия высокого качества в кратчайшие сроки – обращайтесь в нашу типографию. Гарантией качества станут самые современные сканеры и цифровые принтеры, а также грамотный персонал компании.
Вы получили от контрагента «подозрительную» доверенность или накладную, подотчетник сдал вам «сомнительный» авансовый отчет, вам кажется «странной» запись в трудовой книжке сотрудника. Это лишь некоторые случаи, в которых может потребоваться проверка документа на подлинность. По мнению специалистов, для того, чтобы выявить поддельную бумагу, необязательно обращаться к экспертам. В большинстве случаев распознать фальшивку можно самостоятельно, просто попридирчивее рассмотрев документ.
Подчистка с конфискациейПодтвердить свои подозрения в подчистке документов профессиональных экспертов чаще всего просят таможенники. По их словам, поток желающих подкорректировать неправильно заполненную таможенную декларацию нескончаем. Если же результаты экспертизы оказываются положительными, таможня штрафует неудачливых «мастеров» на сумму до двукратной стоимости товаров с их конфискацией или без (п. 2 ст. 16.2 КоАП). Правда, иногда фирмам удается избежать штрафа. Например, одна компания стерла в графе ГТД изначально вписанный код страны-изготовителя. А затем впечатала другой. Таможенники увидели подделку и предъявили штраф на 450 тысяч рублей. Фирма подала в суд. В ходе судебного разбирательства было выяснено, что сотрудники компании действительно внесли изменения в документ. Однако они исправили ошибочный код страны происхождения на правильный. Поскольку эта подчистка не повлияла на размер таможенных пошлин, судьи приняли сторону фирмы и признали решение таможенников о штрафе незаконным (постановление ФАС Уральского округа от 10 августа 2004 г. № Ф09-3180/04-АК).
Последствия незамеченной подделки могут быть для фирмы просто катастрофическими: недостача товаров, денег, необоснованные претензии контрагентов, подозрения госорганов.
Растворитель — не помощникИногда обнаружить подделку даже в условиях лаборатории бывает достаточно сложно. Например, если документ полностью подвергнуть травлению или в дальнейшем остатки травящего вещества полностью смыть, то эксперт не всегда сможет сделать однозначный вывод о подлинности элементов в документе. Так, например, в ходе судебного разбирательства была назначена экспертиза представленных документов. Нужно было определить – верная подпись на документах о приватизации или нет. Результаты экспертизы показали, что спорный документ подвергали воздействию растворителя. Поэтому эксперт не смог сделать однозначный вывод о том, верная ли подпись стоит на документе или поддельная (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 8 июня 2005 г. № А79-1560/2004-СК2-1568).
«Удачная» покупкаТяжелее всего определить фальшивку, когда комплект документов подделан полностью. Например, договор, счет, счет-фактура, акт, доверенность. Такие документы продают народные «умельцы» рядом с вещевыми рынками, вокзалами. «Я несколько раз покупала у рынка накладную, счет-фактуру и приходник для авансового отчета, – рассказала посетительница одного из бухгалтерских сайтов. – У меня спросили, какую сумму и название товара нужно указать. А затем выдали готовые бумаги с подписью и печатью. Авансовый отчет я сдала: бухгалтер ведь не проверяет, какая фирма выдала документы. Главное, что они есть». Качество бумаг, купленных поблизости от вещевых рынков, обычно оставляет желать лучшего. В большинстве своем печати на них в буквальном смысле нарисованы. Таких фирм попросту не существует: они не зарегистрированы в ЕГРЮЛ, и ИНН выдуманный. Расходы, оформленные документами от подобных фирм, налоговая инспекция может не зачесть. Обезопасить себя можно, проверив некоторые данные из принесенных сотрудниками документов. Например, узнать действительность ИНН можно на сайте налоговой инспекции по адресу http://egrul.nalog.ru/ fns/index.php. Если оперативно воспользоваться интернетом не получается, то можно просчитать «контрольное число». Алгоритм расчета ИНН описан в январском номере «Расчета» за 2005 год. Помимо прочих документов подделывают еще и чеки кассового аппарата. «Состряпать» чек на нужную сумму «мастера» помогают прямо на месте. Определить, что чек фальшивый, можно, если потереть его пальцем, смоченным в воде. Если краска размазывается, то вам попалась подделка. Еще один наиболее частый гость в списке подделок – сертификаты соответствия. И если вам подсунут «липу», то проблем не оберешься. Поэтому внимательно осмотрите печать. На ней не должно быть посторонних знаков, например «кусочков» подписей или подправленных букв. Обратите внимание и на угол проставления печати. На многих фальшивых сертификатах печати стоят абсолютно идентично, будто под копирку. Конечно, в жизни такого не бывает. На каждом новом документе печать всегда чуть сдвинута. Подробнее о том, как определить поддельный сертификат, читайте в ноябрьском номере «Расчета» за 2003 год
Подпись с подражаниемДостоверно установить, что подпись поддельная, поможет почерковедческая экспертиза. Так случилось в одном из судебных дел. В регистрационной палате Тюмени был зарегистрирован новый вариант устава ООО на основании договора уступки доли. Один из участников общества посчитал подписи на договоре фальшивыми и обратился с иском в суд о признании договора уступки недействительным. Судом была назначена почерковедческая экспертиза, которая установила, что подписи выполнены другими лицами с подражанием подлинным подписям. По решению суда документ признали недействительным (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 декабря 2005 г. № Ф04-5703/2005(14459-А70-11)).
И у документов есть возраст. Сейчас очень распространена практика, когда на фирме хранят чистые листы с печатями разных фирм. А по мере надобности на них печатают документы, которые подтверждают дополнительные расходы. «Определить, что печать поставили раньше, чем распечатали документ, – рассказала Елена Гулина, эксперт-криминалист Бюро “Версия”, – можно, установив последовательность выполнения реквизитов. Правда, лишь в том случае, если часть текста или подписи заходит на печать. Эксперт будет смотреть на пересечение верхних и нижних штрихов: какой из них прерывается, а какой идет непрерывно. Есть ли расплывы верхнего штриха вдоль нижнего, проникновение красящего вещества нижележащего штриха в верхний. Был ли унос краски из нижележащего штриха в верхний. Есть ли различия рельефа верхнего и нижележащего штриха. Некоторые фирмы составляют документы задним числом, думая, что этого никто не заметит. Давность исполнения можно определить по подписи, проставленной шариковой ручкой, – говорит Елена. – Сделать это специалисты могут в течение двух лет с даты совершения операции. Дело в том, что загуститель (компонент красящего вещества в пасте шариковой ручки) со временем старится и затвердевает. Наиболее достоверно можно определить дату в течение первых двух недель. В дальнейшем эксперты установят, что запись произведена в течение двух месяцев, полугода и более двух лет. Загуститель в гелевой ручке затвердевает за полгода. Если же использовали перьевую ручку с чернилами на водной основе, то определить, когда точно подписали документ, не выйдет. Поскольку вода из чернил испаряется в течение двух минут и со временем в них ничего не происходит».
Труднее всего заметить невооруженным глазом подделки, сделанные с помощью обесцвечивания записей
